Microsoft Outlook
Det kan virke uoverskueligt at sætte sig ind i al den funktionalitet, som Microsofts programmer tilbyder. Og Microsoft Outlook er ingen undtagelse, heller ikke for én, der har større viden om Office-pakken. Dette kan skyldes, at programmet byder på en hel masse features, man skal sætte sig ind i, og det kan fra start måske virke uoverskueligt. Får man til gengæld styr på, hvordan Outlook virker, er der en del at hente.
Outlook er en af Microsofts helt store og stærke arbejdsheste. Programmet hjælper én med at få et solidt overblik over sine arbejdsprocesser, opgaver og kontakter. Og så er Outlook fuldt ud integrerbart med andre programmer i Office-pakken samt OneDrive. Microsoft skriver, at Outlook er programmet, der gør én i stand til at arbejde effektivt med en bred vifte af organiseringsværktøjer, hvilket dækker over mail, kalender, kontakter, opgaver, mm.
Et sådant over-organiseringsværktøj er brugbart til at få styr på sit arbejde, især hvis man arbejder på større arbejdspladser eller i en organisation, hvor man skal synkronisere en masse daglige opgaver, har en bred kommunikation med kolleger, andre afdelinger eller en masse kunder. Programmet kan dog være knap så interessant, hvis man er en enkeltmandsvirksomhed eller privatperson, medmindre man er stor Microsoft-fan.
Mest kendt for sin mailfunktionalitet
Mange bruger Outlook til at sende mails, og det er programmet da også i den grad gearet til. Ligesom med f.eks. en Gmail-konto kan man organisere sin kommunikation, så man bevarer overblikket over, hvem man mailer med, hvornår og om hvad. Men med Outlook kan man styre sine mails i detaljen ved f.eks. at oprette mapper og undermapper, så man kan gruppere og organisere modtagere og afsendere.
På denne måde slipper man for den mudrede indbakke, hvor man mister overblikket over sine mails. Hertil hører en masse smart funktionalitet. Man kan f.eks. styre sin kommunikation ved at give sine e-mails flag (flagge) med forskellige farvekoder, så man ved, hvornår man skal sende en mail tilbage – og hvorfor. Samtidig gør Office-integrationen det muligt at arbejde i Excel, Word, mm. direkte fra indbakken frem for at drukne i vedhæft, som man sender frem og tilbage.
Mere end et smart mailværktøj
Med Outlook kan man også organisere og administrere sin arbejdskalender og dele den med sine kolleger. Sådan kan ens samarbejdspartnere f.eks. se, hvornår man har tid til et møde, ligesom man selv kan få øje på belejlige mødetider hos sine kolleger. Ved hjælp af kalenderen kan man oprette fællesaftaler og -begivenheder, så både du, men også alle omkring dig, er synkroniserede med, hvad der skal ske, og hvornår det skal ske.
I Outlook er der også en smart kontaktliste, hvor du kan få en masse viden om dine medarbejdere, kolleger, og mail-korrespondenter, blandt andet deres LinkedIn-information. På samme måde tillader programmet at starte møder med dem, man skriver med, over Skype. Programmet er også klogt nok til at genkende vigtige tidspunkter i din kommunikation, sådan at rejser og vigtige begivenheder automatisk plottes ind i din Outlook-kalender, og du dermed aldrig går glip af firmaturen. Og meget mere til.
Er Outlook nødvendig?
En del af den funktionalitet, som Outlook tilbyder, er med sikkerhed skabt for at hugge en hæl og klippe en tå af den daglige administration. Selvfølgelig kan man have sin mailkorrespondance over mail-klienter som Gmail, Yahoo, iCloud-mail eller en webmail på eget webhotel. Og man kan fint bruge sin egen papirkalender eller en af utallige gratis organizer-apps. Og selvfølgelig kan man gå på sociale medier, hvis man gerne vil finde ud af, hvem man kommunikerer med, og selv huske på rejser og møder. Men alt dette tager tid. Måske minutter, og i det lange løb bliver minutter til timer, og timer til dage.
Derfor er Outlook et godt redskab for den, der vil have en toptunet arbejdsgang. Er man et lille firma med en smal portefølje, er Outlooks funktioner måske en smule for meget af det gode, men for en stor virksomhed, der skal have strømlinet sine medarbejderes daglige arbejde, giver Outlook mere end udmærket mening. Samtidigt kan man tage Outlook med sig overalt via. app-versionen, og altså altid være on-the-know konstant.
Denne artikel gennemgår selvfølgelig kun overfladisk, hvad Outlook i virkeligheden er i stand til, der er altid mere at lære – og Outlook kommer jævnligt med opdateringer og nye funktioner. At det kan så meget, kan dog også være programmets største udfordring. Skal man tro f.eks. bedømmelser på TrustPilot, kan det synes uoverskueligt at gå i gang for den almindelige bruger. Men for den avancerede Office-bruger, er der til gengæld helt sikkert en masse værdi at hente – og tid og penge sparet på bundlinjen.
